티스토리 뷰이번 포스팅에서는 스프레드시트에서 중복 값은 제거하고 고유 값을 오름차순으로 정렬하는 함수, 즉 SORT 함수와 UNIQUE 함수를 함께 사용하는 방법을 살펴보겠습니다. UNIQUE 함수는 중복된 것은 버리고 입력된 원본 범위에서 고유 행을 반환합니다. 원본 범위에 처음 표시되는 순서대로 행이 반환됩니다. 또한 SORT와 UNIQUE를 함께 사용하여 중복 값은 버리고, 고유 값을 반환하고 오름차순으로 정렬할 수 있습니다. 《 목 차 》 ▣ SORT·UNIQUE 함수 구문
SORT·UNIQUE 함수 구문❖ SORT 함수
✜ 참고 범위는 오직 지정된 열에 따라서만 정렬되며, 다른 열은 원래 표시되던 순서로 반환됩니다. ❖ UNIQUE 함수
✜ 참고
SORT·UNIQUE 함수 사용 예❖ 사용 예-1: SORT(범위, 열_정렬, 오름차순, [열_정렬2, 오름차순2, ...])값의 범위를 오름차순, 내림차순으로 정렬합니다.
 ❖ 사용 예-2: UNIQUE(범위) 값 목록에서 고유 값 반환, 이름 목록에서 고유한 이름 반환하기
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최근에 올라온 글
개인적으로 전체적인 회사의 업무시스템을 잡는데 있어, 회사의 다양한 환경, 하드웨어,소프트웨어적인 부분을 모두 이해해야 하는 것 외에, 관리측면에서 추구하는 방향이 몇 가지 있다. 1. 내가 직접 가서 확인하는 것이 아니라 알아서 오게끔. 2. 신경쓰지 않아도 자동적으로 체크할 수 있도록. 3. 휴먼에러(Human Error)가 없게끔 사전에 방지. 이번에 설명할 내용도 스프레드시트인 구글시트, 엑셀에 대한 내용인데… 뜬금없이(?) 업무 시스템에 대해 이야기를 먼저 하는 것은, 단순히 생산직이 아니라 사무관리직을 포함한 모든 포지션에 있어서도 위의 내용은 동일하기 때문이다. 사원 레벨에서는 거창한 기획(계획)업무는 아니겠지만, 작은 것 하나라도 위의 내용처럼 업무에 접근하는 친구들을 찾으려고 노력한다…. ( 결국 조직의 경쟁력은 ‘인재’이다. 인재를 확보하고 키워가는 것! )
얼마전 교육때 나왔던, 인재의 4가지 분류였는데… 간단하고, 명확해서 맘에 들었다. 먼저, 업무상황 하나를 생각해보자. 많은 데이터 중에 중복된 데이터(중복으로 입력된 자료,중복값)가 있다면 찾아내야 하는 상황이 있다. 엑셀의 메뉴상에 ‘중복된 항목 제거’ 기능이 있어 중복 데이터를 제거할 수 있지만……
좀더 생각해보면 때에 따라서는 중복된 데이터(중복값)를 제거하는게 아니라, 중복된 데이터를 확인하던지 별도로 추출해야 하는 상황도 있다. 여기에서 설명하려는 것은 기본함수를 써서 체크하는 방법으로 구글시트, 엑셀 모두 가능하다.
이번에도 앞에서 사용했던 데이터를 가지고 설명하겠다. 예제 데이터에서 중복으로 입력된 이름이 있는지 자동으로 체크해보자. (참고로 엑셀에서는 조건부서식에 '중복 값' 메뉴가 있으므로 구지 이 방법을 사용할 필요는 없다.)
COUNTIFS( ) 함수를 이용해서, 중복 입력된 숫자 카운트 =COUNTIFS($C$2:$C,C2) COUNTIFS( ) 함수를 사용하면, 해당 데이터가 몇 번 중복입력되었는지 카운트 숫자를 확인할 수 있다. 그런데, 여기에서 몇번 입력이 중요한 것 보다, 중복 입력된 데이터가 있을 경우 자동으로 해당 셀에 표시가 되면 시각적으로 확인하기가 훨씬 더 수월하다. 이럴 경우, 해당 함수를 ‘조건부 서식’에 사용하면 손쉽게 중복된 입력셀에 색상표시를 할 수 있다. 중복 횟수의 계산이 아니라, 중복 되었는지 아닌지의 여부를 체크해야 하므로 TRUE,FALSE 값으로 나타나기위해 조건을 하나 더 추가한다. =COUNTIFS($C$2:$C,$C2)>1 또한, 해당 열에서 조건에 맞는 셀에 모두 색상표시를 해야하므로 $C 열을 고정시킨다. (이전 조건부서식에서 함수사용 조건 내용 참조..)
중복 입력된 데이터가 있는 행 전체가 표시된다. 조건부 서식에서 전체 범위를 설정하고, 맞춤수식에 해당 함수를 넣으면 중복된 데이터가 있는 행들이 표시가 된다. 그럼 여기서 한가지 더 생각해보자. 중복된 데이터를 수동으로 체크하는 것 보다 자동으로 체크하는게 좋긴한데…. 더 좋은 것은, 처음 데이터를 입력시 중복 입력 자체를 못하게 하는 것이다. “입력 데이터 중복 체크’가 앞에서 이야기한 “신경쓰지 않아도 자동으로 체크할 수 있도록”이라면, “중복입력 자체를 못하게”하는 것은 “휴먼에러(Human Error)가 없게끔 사전에 방지”하는 것이 되겠다. 여기에서도 COUNTIFS( )함수를 쓰긴하는데, 범위 설정이 좀 다르다. =COUNTIFS($C$2:$C2,$C2)<=1 데이터 중복 체크가 아니라, 중복 입력 자체를 금지해야 하므로 카운트가 두번째일 때 입력 금지를 해야 한다. (범위설정 $C$2:$C2)
해당 함수를 데이터확인에 넣으면 된다. 설정한 함수를 ‘데이터확인’메뉴에서, ‘맞춤수식’에 넣으면 된다. 이후, 중복된 데이터를 입력할 경우 아래와 같이 경고문구가 뜨면서 입력이 되질 않는다.
데이터 확인에서 ‘입력거부’로 체크하면, 입력자체가 되질 않는다. 기획과 문제해결 관점에서 한번 바라보자… 중복된 데이터의 체크가 필요할지 아니면 아예 초기에 입력자체를 차단할지는 상황에 따라 다르겠지만, 문제해결 관점에서 본다면 이미 발생한 문제(데이터 중복입력을 체크하는 것)를 해결하는 것 보다, 문제발생 자체를 사전에 차단(데이터 중복입력 자체를 금지)에 하는게 맞다. 즉, 기획(계획)이라는 것은 문제발생 자체를 사전에 방지하는 활동이 되겠다. 사업계획으로 본다면 설정한 목표가 있고 현재와 목표와의 차이점이 문제이므로, 이 차이(Gap)을 줄여나가기 위한 방향을 설정하는게 전략이 되고, 그에 따른 계획을 수립하는게 전술이 되겠다. 예전에 올렸던 포스팅에 기획이란게 일기예보와 같다고 설명했었다. 일기예보에 따라 사람들의 활동에 많은 영향을 주는 것 처럼, 기획에 따라 연관된 조직의 활동이 정해진다. 잘못 예보된 기획에 따라 회사나 조직의 존폐가 결정된다는 뜻이다. 데이터 중복 체크까지 설명했으니, 한가지 더 설명하고자 한다. 구글 시트의 경우 이전에 설명했던 IMPORTRANGE() 함수를 써서 실시간으로 다른 파일의 데이터를 가져오는데, 가져온 데이터가 언제 입력이 되었는지 입력시간을 체크하고 싶은 경우도 있다. 즉, 타임스탬프(Timestamp) 기능이 필요한 경우다. 예를 들어 ‘구글 설문지(Google Forms)’에서 데이터를 구글시트로 연결해 놓으면, 자동으로 해당 데이터가 수집된 시간이 기록도 같이 기록이 된다.
구글 설문지는 응답시간이 자동으로 반영된다. (실제, 올해 사업계획에 대한 직원설문조사 자료인데, 눈치보지 않게끔 익명으로 피드백을 받음) 구글시트나 엑셀에도 현재 시간을 반영하는 “NOW()” 함수가 있긴한데, 문제는 이름 그대로 현재시간을 업데이트하므로, 조건을 걸어도 NOW()가 걸린 모든 시간이 같이 변한다. ㅡㅡ;
데이터를 새로 입력할때마다 모든 시간이 같이 바뀐다. 이전에도 언급했지만, 업무 효율성을 높이는건 좋은데 리소스 투입의 한계(우선순위)를 설정하는게 좋다. 기본적으로 내 경우엔 매크로,VBA,SCRIPT 같은 고급기능이 아닌, 주어진 기본함수 범위내로 제한한다. 타임스탬프 역시 제대로 사용하려면 고급기능을 사용하는게 맞겠지만, 그냥 함수를 사용하여 구성하는 방법으로 설명하겠다.
IF() 함수를 중복으로 구성하였다. =IF(C2<>"",IF(D2<>"",D2,NOW()),"") 이 구성대로 데이터를 신규로 입력하게 되면, 아래의 그림처럼 “순환참조” 오류가 발생한다.
오류가 발생한다. 오류내용에 보면 ‘스프레드시트 설정’ 참조라고 되어있다. 메뉴에서 “스프레드시트 설정 – 계산”으로 들어가면 기본옵션이 ‘반복계산 사용안함”으로 되어있는데, ‘사용’으로 바꿔준다.
순환참조 수식을 사용할 수 있게 설정을 바꿔준다. 이제 신규 데이터를 입력하게되면, 타임스탬프(TimeStamp)가 정상적으로 반영되는 것을 확인할 수 있다.
각 셀에 입력한 시간이 정상적으로 반영된다. 하지만, 순환참조를 사용하기위해 스프레드시트 설정값을 변경함으로써 다른 함수사용에 영향을 미치는 부분이 발생할 수 있으므로 참고하기 바란다.
구글시트 온라인 도움말에서 발췌. 여러 번 언급했지만, 사무직,연구직의 업무성과는 근무시간과 비례하지 않는다… 특히나, 요즘처럼 워라벨을 추구하는데 비해, 정작 우리나라는 OECD 국가중 업무생산성은 최하위에 랭크되어 있는데다, 주52시간이라는 시간제약도 따른다.., 결국 주어진 환경내에서 성과를 내려면 작은거 하나부터 효율성을 높이는데 익숙해져야 한다. ** 헐... 포스트를 올린지 일주일도 안되었는데..... 구글 시트에 새로 "중복항목 삭제"와 "공백제거" 기능이 메뉴에 추가 되었다... 추가되는 기능을 보면 실제 스프레드시트 작업을 하다가 고민하게되는 것을 우선으로 업데이트 하는듯.. 이런게 구글 시트의 좋은점?
새로 추가 된 "중복항목 삭제,공백제거 메뉴" |
구글 스프레드시트 중복 값 제거 함수 - gugeul seupeuledeusiteu jungbog gabs jegeo hamsu
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