노션 업무관리 템플릿 - nosyeon eobmugwanli tempeullis

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Prologue

벌써 또 만들어버렸다..

직장 생활 한 달 만에 업무 관리 템플릿을 벌써 2개나 만들었다.

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지금 하는 업무가 워낙 데드라인에 쫓기는 단발적인 프로젝트가 많아서

나의 간절한 필요에 따라 이렇게나 빨리 완성하게 되었다.

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이전에 소개한 업무 관리 템플릿은 체크리스트에 가까워서 이번과 완전히 결이 다른 템플릿이지만

편의상 업무 템플릿 버전1과 버전2로 구분하려 한다.

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For WHO?

그래서 누구, 특히 어떤 업무에 적용할 수 있는 템플릿인가 하면,

프로젝트성 업무를 자주 진행하는 직장인 또는 기간을 정해두고 루틴을 수행하는 누구나 사용할 수 있다.

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Introduce

템플릿의 구조는 역대급으로 심플하다.

하지만 그만큼 강력하다고 자신할 수 있다.

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쉬운 이해를 위해서 유튜브 영상 콘텐츠를 제작하는 과정을 예시로 삼아 설명하려 한다.

큰 틀에서 1) 기획 2) 촬영 3) 편집 4) 업로드 4가지 단계로 구분을 했다.

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1. 메인 프로젝트 플랜

앞의 3가지 항목(Quarter, 장르, 카테고리)은 필요에 따라 사용하면 되는 부분이다.

예를 들어서 분기별 계획, 장르(목적) 구분, 하위 장르 구분으로 나누었을 뿐이므로 각자의 상황에 맞게 수정하면 되겠다.

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프로젝트 명을 정하고 그 다음부터가 중요할 것이다.

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해당 프로젝트가 진행되는 기간을 표시해주어야 한다.

기간의 시작과 끝을 정해주면 함수를 통해서 한번 더 정리된 데이터를 보여준다.

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[시작] 시작까지 D-며칠 남았는지 or 시작한지 D+며칠이 되었는지

이와 동시에

[종료] 종료까지 며칠 남았는지 or 종료된지 며칠 지났는지

디테일한 정보를 알 수 있다.

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여기서 그치면 섭섭하다.

한 단계 더 나아가 "오늘"을 기준으로 함수를 추가하여

크게 5가지 상황으로 구분해주었다.

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1) 아직 시작 전인 경우

2) 시작을 했고, 현재 진행 중인 경우

3) 오늘 시작했고, 현재 진행 중인 경우

4) 이미 시작해서 진행해왔고, 오늘 종료되는 경우

5) 아예 종료되어 진행이 끝난 경우

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정말 간단하고 쉽게 설명했지만,

이 부분을 위해서 정말정말x100 머리를 싸매고 만들었던 함수다.

고생은 깨나 했지만 많은 분들에게 분명 도움이 될 거라 생각하여 이렇게 공유하기로 생각하게 되었다.

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2. 하위 콘텐츠 플랜

윗단에서 메인 프로젝트의 플랜을 잡고나면 아래로 내려와 프로젝트 별 하위 콘텐츠를 플랜할 수 있다.

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예를 들어 쿡방이라는 메인 프로젝트에서

1) 랍스터 요리 콘텐츠 2) 붕어빵 요리 콘텐츠 등으로 하위 콘텐츠들을 구성하고,

동물의 숲 게임이라는 메인 프로젝트에서

1) 마을 꾸미기 콘텐츠 2) 낚시 콘텐츠 등으로 세부적인 플랜을 잡아가는 방식이다.

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그 이후로는 각 콘텐츠마다 기획, 촬영, 편집, 썸네일 진행 상태를 표시할 수 있고

업로드 일정까지 목표 기한을 설정해주면 우측 방향으로 저절로 타임라인이 눈에 그려지게 된다.

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쉬운 설명을 위해 유트브 영상 제작을 예로 들었지만,

직장 업무에 적용시킨다면

클라이언트의 컨펌, 대행사 업무 요청, 최종 검수, 콘텐츠 진행 등의 프로세스로 적용시켜볼 수 있을 것이다.

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+추가적으로

가장 우측에 🔍롤업으로 넣은 기간, 시작일, 종료일 등은 위에서 메인 프로젝트의 정보를 그대로 끌어다 온 것이다.

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Epilogue

노션에는 타임라인 기능을 제공하고 있다.

하지만 타임라인 기능을 사용하지 않은 이유는

1) 내가 수행 중인 업무 방식에는 적용하기 어려운 부분이 있다고 생각을 했고,

2) 오히려 각각의 프로세스를 체크하면서 눈으로 보는 것이 저절로 타임라인을 떠올리게 되는 방식이라 판단하였기 때문이다.

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템플릿 자체로는 복잡한 부분이 없다.

다만 가장 핵심이라고 생각하는 부분은 플랜을 자동화된 계산으로 관리해주는 기능적인 부분에 있다고 생각한다.

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나의 보물창고를 속속들이 보여준 기분이다.

그럼에도 많은 사람들에게 도움이 될 거라 생각하기 때문에 문을 열어둬 보려고 한다.

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(2022.09)

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